3 razones para contratar a una Asistente Virtual

por qué contratar a una asistente virtual

La Asistente Virtual es el oficio más solicitado por emprendedores digitales que no les da la vida para realizar todas las tareas que exige la publicación de contenidos en las redes, la escritura de artículos para el blog y el marketing digital.

Antes, se luchaba contra la explotación laboral. Hoy en día se lucha contra la irrelevancia humana. Y Bill Gates lo resumió en pocas palabras: si no estás en internet, no existes.

Existir en internet exige una dedicación exclusiva y constante actualización de los algoritmos y las tendencias del mercado. Si estudiaste para ser psicólogo o terapeuta, debes garantizar la máxima calidad de servicio a tus clientes.

¿Puedes hacerlo todo a la vez? Sí, al principio. Con el tiempo necesitarás ayuda y en este artículo te explicaré las 3 funciones básicas de una Asistente Virtual para que ofrezcas tus servicios en la red bien acompañada.

Qué es una Asistente Virtual

La Asistente virtual es la persona capaz de realizar diversas funciones digitales desde cualquier lugar del mundo, porque trabaja de forma remota.

Es la secretaria del siglo XXI que realiza tareas recurrentes de tu negocio digital y te libera de las actividades repetitivas que te quitan tiempo.

La Asistente Virtual puede ser tu mano derecha para que tu negocio avance sin que tengas que contratar a varios especialistas en gestión de redes sociales, copywriter o marketing de contenidos.

Por supuesto que te sale más a cuenta centralizar en una sola persona las diversas funciones digitales que ahora mismo necesitas para tu proyecto.

De hecho, hay especialistas que se han convertido en Asistentes Virtuales debido a la gran demanda de los emprendedores que quieren contratar a una sola persona para que realice diversas actividades.

Los servicios de asistente virtual varían en función de lo que necesites para avanzar en tu proyecto.

que es una asistente virtual
Una Asistente Virtual está cualificada para realizar funciones digitales y administrativas

He conocido copywriters y community managers que se han preparado para ser el Asistente Virtual que realiza varias tareas y no dejan de brillar en su especialización.

En mi caso, soy Asistente Virtual con formación en Social Media Marketing. Esto le proporciona a mis clientes un trabajo estratégico y planificado con objetivos medibles para mejorar su producto y presencia en internet.

Las áreas que más me gustan de este oficio son la creación de contenidos, atención al cliente e investigación del mercado.

Me autoproclamo la Marie Kondo de los negocios digitales porque me encanta el orden. Porque sé que un emprendimiento funciona con planificación, medición y adaptación a los cambios.

Los documentos, facturación y presupuestos son el oxígeno de cualquier negocio. Tenerlos en orden es esencial para respirar mejor.

Y al igual que Marie, pongo orden para una mente tranquila.

«En pocas palabras, una Asistente Virtual es tu ahorradora de tiempo y dinero para hacerte la vida más fácil en tu emprendimiento digital»

3 razones para contratar a una Asistente Virtual

Dichas rápido y fácil: por la Atención al cliente, la Gestión de Redes Sociales y la Facturación. Ahora sigue leyendo y vayamos con calma. Te explicaré a lo largo de este artículo cómo se desmenuzan estas funciones en varios servicios.

1) La Atención al Cliente va más allá de una llamada telefónica o el envío de un Email. Es el seguimiento que se le hace para que sea un cliente satisfecho. Una Asistente Virtual resuelve dudas y asiste a las personas que acuden a tu empresa con:

✅ Moderación de comentarios en tu blog.

✅ Comentarios en Redes Sociales.

✅ Videos explicativos o mini tutoriales para aclarar dudas.

✅ Monitorización de alumnos (en caso de formaciones Online).

✅ Gestionar la agenda para concretar citas y reuniones contigo.

2) La Gestión de Redes Sociales consiste en publicar, medir y mejorar. Antes había resistencias con los Community Managers porque los emprendedores no entendían que se le tuviera que pagar a alguien que subía posts en Instagram.

👉 Primero, para subir un post hay que curar su contenido, diseñar la imagen, investigar los hashtags acordes a la publicación.

👉 Segundo, publicar y medir el alcance para evaluar si funciona.

👉 Y tercero, elaborar un calendario editorial con al menos tres meses de antelación para investigar palabras claves y tendencias del mercado.

contratar a una asistente virtual te ahorrará tiempo y dinero
Contratar a una Asistente Virtual te dará más calidad de vida

Todo esto va acompañado de la atención al cliente con moderación de comentarios, respuestas en privado y resolución de conflictos cuando algún hater hace reseñas negativas sobre tu marca.

Como te dije antes, es común ver a una Community Manager convertida en Asistente Virtual para hacer esto y otras funciones digitales.

Gestionar las redes sociales requiere una persona altamente empática, con creatividad y habilidad en la escritura persuasiva.

Ni la Community Manager ni la Asistente Virtual publican y ya. Si sabes aprovechar sus servicios y le contratas con estrategia, puede ser una excelente voz de tu marca en las redes sociales, atención al público y atracción de nuevos clientes.

3) Y por último, la Facturación consiste en cobrar, pagar y vigilar que los datos fiscales estén correctos para la contabilidad y declaración en Hacienda.

Si delegas a una Asistente Virtual esta función, no deberías tener ningún dolor de cabeza a la hora de declarar dentro del plazo del año fiscal.

Por supuesto, esta función de facturación da un paso más de registro y control de ingresos y gastos para la mejor administración de tu empresa digital, de manera que siempre haya recursos para salir adelante y vivir bien de tu negocio.

Y es un trabajo con responsabilidad compartida, porque si no controlas tus gastos con estrategia de nada te servirá la mejor Asistente Virtual y el mejor Gestor colegiado en Contabilidad.

Otros servicios de una asistente virtual

Sí, hay más servicios que puede hacer una Asistente Virtual por ti y algunos pueden ser más técnicos:

Mantenimiento de Página web

Además de la maquetación en Wordpress para que tus artículos luzcan perfectos en tu blog,  las webs necesitan mantenimiento para resolver incidencias que afecten el buen funcionamiento de su carga y visibilidad.

La página Web es la vitrina de tu negocio online abierta las 24 horas y debe funcionar correctamente en todo momento.

Una Asistente Virtual que ofrezca este servicio te ayudará a:

  • Actualizar plugins y plantillas.
  • Respaldo de contenidos de tu sitio.
  • Actualización de seguridad.
  • Mejor experiencia de usuario.

Y optimizar las imágenes que acompañan tu artículo, de manera que estén comprimidas para que carguen rápido tanto en móvil como ordenador, con texto alternativo, leyenda y descripción para que los motores de búsqueda de Google indexen tu página web.

qué hace una asistente virtual
La Asistente Virtual te hace la vida más fácil

Investigación y curación de contenidos

Este es el trabajo más tedioso y el que más tiempo requiere. Son horas y horas frente al ordenador para investigar las palabras claves, curar contenidos y hacer copywriter con SEO.

Esto quiere decir que una Asistente Virtual puede hacer búsqueda de información de alta calidad para la creación de artículos para tu blog y dividirlos en post para tus redes sociales.

Si tienes este servicio como tarea recurrente, contempla contratarlo y empezar por allí. Pues los contenidos de valor son la piedra angular para existir en internet.

Creación de contenidos en varios formatos

Existen otros formatos que te pueden permitir llegar a tu público objetivo sin necesidad de exponerte en vídeos.

Una Asistente Virtual Marketing te puede ayudar a:

  • Crear podcast: guión, grabación, edición y subida en diferentes plataformas.
  • Diseñar audiogramas: un post acompañado de ondas de sonido con tu voz.
  • Hacer presentaciones: en Prezi, PowerPoint o Canva.
  • Planificar la Newsletter: emails automatizados en Active Campaing, MailChimp, GetResponse u otra plataforma.

Aunque la tendencia de las redes sociales es el vídeo, no todas las personas están dispuestas a exponerse. Como Asistente Virtual propongo otras vías de comunicación para llegar cómodamente a la audiencia.

Y si mi cliente está dispuesto a crear un canal en YouTube, por supuesto que le puedo ayudar en el guión, grabación y edición que incluya descripción, etiquetas y palabras claves.

En el marketing se aconseja empezar en una sola red social, para alimentar ese canal, optimizarlo, llegar al público y poco a poco avanzar en otros formatos.

la asistente virtual crear contenidos en varios formatos
Puedes hacer podcast o audiogramas

Realización de informes

Reportes de datos, crear dossieres, registro de tareas realizadas, base de datos para que el emprendedor o la empresa tenga a la mano información densa en pocas palabras y pueda tomar decisiones.

De hecho, en Inteligencia para negocios, se hace énfasis en los informes para un decisor que necesita saber si sus estrategias de marketing están funcionando.

Documentación de procesos

Si aún no sabes qué delegar pero necesitas a alguien que te asista, esta puede ser la primera función que encargues.

Incluso antes de investigar contenidos para tu blog o redes sociales, es recomendable documentar el trabajo. Esto permite que tu Asistente Virtual lo haga como tú lo haces en el tiempo que no tienes.

Para mí, este punto es importante porque te permite independencia total. Quiero decir que, si documento todos los procesos para crear contenidos, hacer email marketing, crear post o hacer maquetación en Wordpress con un Check List, se está protocolizando el trabajo.

La ventaja es que si tu Asistente Virtual freelance no pudiera seguir trabajando contigo, la facilidad que te da para que otra persona continúe el trabajo es infinita. Evitas empezar de cero y delegar tareas sería coser y cantar.

la asistente virtual realiza informes para que tomes decisiones
Documentar los procesos de tu empresa es más fácil con una Asistente Virtual

Por qué es importante tener una asistente virtual

Contar con una persona que realice diversas funciones digitales y administrativas te permite tener una mente despejada y serena para dedicarte de lleno a tu trabajo.

Si eres un profesional que atiende clientes en una consulta, tal vez necesitas tiempo de preparación, reciclarte con nuevos conocimientos, escribir en una revista o plantearte realizar un libro sobre tu oficio.

Y emprender un negocio digital para ofrecer tus servicios requiere una serie de tareas que al principio puedes realizar sola hasta que comienza la avalancha de quehaceres que retrasan tu avance.

El mundo digital crea ansiedad porque hay mucha exigencia de trabajo, el tiempo apremia y los resultados son lentos.

La sociedad es líquida, todo aparece y desaparece con el scroll, los nuevos contenidos, la competencia, las innovaciones y el mercado.

Básicamente es importante una Asistente Virtual para evitar la frustración y vivir cómodamente de tu proyecto con el mínimo estrés.

la importancia de trabajar con una asistente virtual

Ventajas de contratar a una Asistente Virtual

Según mi experiencia con clientes, estas son las ventajas que me han manifestado tener:

  • Te ahorra tiempo y dinero
  • Centralizas en una persona diversas funciones y la comunicación es más ágil.
  • Te permite la conciliación familiar.
  • Te garantiza un negocio digital sostenible en el tiempo.
  • Minimizas frustración y ansiedad.

Como verás, son puntos más emocionales que externos. Por supuesto que existen dimensiones fácticas que resolver: enviar un email, responder a un cliente, evaluar un producto o crear una campaña.

Sin embargo, cuando les pregunto las ventajas de tenerme en su equipo, suspiran. Es el alivio que les supone un trabajo realizado.

Diferencia entre secretaria y asistente virtual

Una secretaria es la persona que se encarga de tareas administrativas, manejo de datos confidenciales de la empresa, comunicación telefónica, envío de mails y atención al cliente.

La secretaria está en una oficina y se comunica con el jefe de manera inmediata. Es una asistente de cuerpo presente.

En cambio, la Asistente Virtual puede hacer lo que hace la secretaria y ocuparse del ecosistema digital de manera remota. Este tipo de trabajo se ha acelerado con la post pandemia.

Y aunque algunas secretarias tuvieron que trabajar desde casa, no todas son asistentes virtuales.

Porque para ser Asistente Virtual, es necesario dominar el Marketing Digital con todas las vertientes que conlleva: social media, embudos de ventas, realización de landing pages, diseño gráfico y campañas publicitarias.

¿Es el fin de las secretarias?

Mientras haya oficinas y no se jubilen todos los funcionarios públicos del mundo, habrá secretarias esenciales de carne y hueso.

Y mientras escribo esto, me entra alivio.

Porque somos animales sociales. Si yo asisto de manera remota y otras personas asisten en cuerpo presente, celebraré ese equilibrio siempre.

No es lo mismo asistente personal que una asistente virtual

Una Asistente Virtual puede ser Asistente Personal pero no necesariamente al revés.

La segunda es un tipo de asistencia más específica que se ocupa del bienestar global de su cliente y puede llegar a supervisar a una Asistente Virtual.

Normalmente una Asistente Personal es contratada por directivos de mucha responsabilidad que no tienen tiempo de monitorizar otras actividades.

La que asiste de manera personal puede asesorar, orientar y ocuparse de temas más íntimos: supervisar que los trajes estén en la tintorería, enviar flores para celebración de aniversarios, comprar billetes de avión para un viaje de empresa o familiar.

Esto lo puede hacer una Asistente Virtual que combina negocios con lo personal. No obstante, el perfil profesional del Asistente Personal es más emocional que técnico.

Esto no quiere decir que la Virtual sea mejor que la Personal. Sino que son dos tipos de asistencias que cubren necesidades diferentes.

cual es la diferencia entre una asistente personal y una asistente virtual

Normalmente la que asiste de manera personal debe contar con una comunicación muy cercana con su cliente, conocer bien su entorno, saber lo que necesita antes de que se lo pida, muchas veces acompañar físicamente a su cliente en viajes o eventos y tener excelente habilidad como relacionista público.

La Asistente Virtual siempre estará en remoto y no necesariamente conoce la vida personal de su cliente.

Cuánto gana un asistente virtual

Esto varía según las funciones y responsabilidades asignadas. Puedes consultar en plataformas como Workana, Malt o Fiverr.

Ya te digo que en España varía entre los 10€ y 50€ la hora. Y en Estados Unidos se paga mucho más.

No obstante, al ser una pregunta frecuente quiero aprovechar para decirte cómo trabajo yo con mis presupuestos:

No trabajo por horas; porque trae más maleficio que beneficio. Esto es porque el cliente puede juzgar el tiempo de una persona en hacer determinada tarea.

Y es muy desagradable que te llegue una factura a fin de mes con una cantidad de horas que no podrás asumir.

Un emprendedor debe controlar y saber lo que va a invertir en su negocio cada mes y con precio cerrado.

Si necesitas un artículo cada mes, publicar tres post de Instagram y responder mails, debes saber lo que te va a costar.

Es altamente recomendable pagar por una lista de tareas recurrentes cada mes sin medición de tiempo porque no será más barato.

En caso que tu asistente lo haga todo en menos tiempo, no puedes pagar menos porque estarías infravalorando su eficiencia.

Cuando una persona aplica menos tiempo en alguna actividad, es porque se ha preparado y ha invertido tiempo y dinero para llegar a ese nivel de profesionalidad.

Y para que todo vaya sobre ruedas y en paz, es mejor pagar con acuerdos mutuos y presupuesto cerrado. Así controlas tus gastos y yo controlo mis ingresos.

cuanto cobra una asistente virtual
Una Asistente Virtual cobra según las responsabilidades asignadas

Es rentable tener una asistente virtual

Por supuesto que sí es más rentable contar con una Asistente Virtual que cubra las competencias digitales que tu negocio necesita para existir en internet.

Es imposible sostener un equipo de varias personas si eres un emprendedor digital que quiere visibilidad en la red.

Un Community Manager junior cobra entre 400€ y 500€ mensuales a media jornada.

Un Social Media Marketing levanta una estrategia entre 700€ y 1,000€.

Un Consultor Digital te asesora entre 60€ y 100€ la hora.

Un Diseñador Gráfico entre 200€ y 400€ por diseño.

Sumando por lo más bajo: 400 + 700 + 60 + 200 = 1,360€ (sin IVA) para la realización de un mes de trabajo que no incluye otros servicios de mantenimiento de página web, maquetación de artículos para blogs, realización de informes o documentación de procesos.

Además, debes dirigirte a varias personas y orquestar al unísono con tus objetivos. Puede agobiarte.

resulta rentable tener una asistente virtual

Para ser una Pyme o emprendedor por libre, una Asistente Virtual te saldrá más rentable. Ahora bien, si has crecido como empresa y te has consolidado en el mercado, por supuesto que necesitas ampliar el equipo y allí es cuando tu Asistente se convierte en Project Manager para ayudarte a coordinar a las personas que trabajan en tu proyecto.

La rentabilidad de tener una Asistente Virtual depende más de la fase en la que se encuentre tu emprendimiento.

Si estás comenzando, tal vez es pronto para contratar asistencia remota. Pero si ya estás en consolidación o escalada, la asistencia te vendrá de mil maravillas.

Recomendaciones para contratar a una Asistente Virtual

Antes de dar el paso de delegar tareas a otra persona, lo mejor es que te asesores con la gente que sabe.

Sin duda te recomiendo a Sonia Herrera, que te asesorará de manera gratuita porque dirige AITED, la escuela de Asistentes Virtuales donde me he formado. Incluso podrías empezar con una asistente en prácticas y sin compromiso.

Delegar no es fácil y es normal que tengas resistencias. Yo te recomiendo primero asesorarte y evaluar si de verdad necesitas delegar o no.

Porque puedes encontrar una solución más sencilla con Sonia y poner en orden tus prioridades antes de contratar a alguien.

Si ya lo tienes claro y necesitas hablar conmigo, podemos quedar en un café virtual y planificar qué haremos para conquistar el mundo.

Asistente virtual

Nina Rocha

Asistente Virtual para psicólogos y terapeutas

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